Dans un projet Odoo, on parle beaucoup de modules et de configuration. Ce qu'on sous-estime presque toujours, c'est la reprise des données : la liste clients sortie de l'ancien logiciel, le fichier articles tenu dans Excel, les factures pas encore payées, les soldes que fournit le comptable. Si on importe tout tel quel, on retrouve dès le premier jour les doublons et les erreurs qu'on voulait justement laisser derrière soi.
Voici un ordre de travail qui tient la route pour une PME belge, et les contrôles à faire avant de cliquer sur « Importer ».
1. Fixer la date de bascule avant de toucher aux fichiers
La documentation comptable d'Odoo envisage trois moments : la fin de l'exercice, la fin d'une période de TVA, ou le milieu d'une période. Elle déconseille le dernier. Une même déclaration TVA se retrouverait à cheval sur deux logiciels, et il faudrait combiner les deux pour la remplir.
La fin d'exercice reste le plus simple, parce que c'est là qu'il y a le moins à reprendre. Si vous déposez vos déclarations au trimestre, une fin de trimestre est un bon compromis. Décidez-le avec votre comptable : c'est lui qui fournira la balance d'ouverture.
2. Trier ce qu'on reprend et ce qu'on archive
Tout ne doit pas entrer dans Odoo. Au démarrage, il faut :
- les clients et fournisseurs encore actifs ;
- les articles que vous vendez ou achetez encore ;
- les factures et notes de crédit non soldées, des deux côtés ;
- la balance d'ouverture et, si vous gérez du stock, l'inventaire de départ.
Dix ans d'historique de ventes, les clients qui n'ont plus rien commandé depuis des années, les articles abandonnés : on exporte, on garde ces fichiers en lecture seule avec le reste de la comptabilité, et on ne les importe pas. Odoo n'en a pas besoin pour facturer lundi.
Si vous venez de WinBooks Desktop, Odoo propose un module d'import qui reprend plan comptable, contacts, taxes et écritures, avec une option pour ne prendre que les exercices ouverts. Le tri reste à faire, mais la recopie disparaît.
3. Les contacts : une entreprise, une fiche
C'est le fichier qui fait le plus de dégâts. Le même client existe sous « Dupont SPRL », « Dupont srl » et « DUPONT », avec trois adresses différentes. Avant l'import :
- fusionnez les doublons et gardez un seul nom, celui inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises ;
- remplissez le numéro d'entreprise et le numéro de TVA, chacun dans sa colonne ;
- ajoutez le compte bancaire des fournisseurs que vous payez par virement SEPA ;
- séparez la société et ses personnes de contact : les sociétés d'abord, puis les personnes, rattachées à leur société.
La fiche contact porte aussi l'adresse Peppol utilisée pour la facture électronique. Pour une entreprise belge, c'est en principe le code EAS 0208 suivi de son numéro d'entreprise. J'ai détaillé ce qui coince encore avec Peppol dans Odoo dans un article précédent.
4. Les articles : catégories d'abord, TVA et coûts vérifiés
Dans Odoo, un article hérite par défaut ses comptes de revenus et de charges de sa catégorie. Importez donc les catégories avant les articles, et traitez-les comme une question comptable, pas seulement de rangement.
Vérifiez au passage la TVA de chaque article (21, 12 ou 6 %, ou un cas particulier) et, si vous gérez du stock, le coût : c'est lui qui donne la valeur de l'inventaire d'ouverture.
5. Utiliser l'outil d'import comme prévu
Odoo importe des fichiers Excel (.xlsx) ou CSV sur presque tous les objets, et fournit des modèles prêts à remplir pour les contacts, les articles ou les factures. Quelques règles évitent la plupart des ennuis :
- Gardez une colonne d'identifiant externe. Reprenez le code de l'ancien logiciel, avec un préfixe (« client_1042 », « article_1042 »). Vous pourrez réimporter le même fichier corrigé sans créer de doublons, et relier les fiches entre elles.
- Respectez l'ordre. Une fiche doit exister avant qu'une autre y fasse référence : sociétés avant contacts, catégories avant articles, contacts avant factures.
- Cliquez sur « Tester » avant « Importer ». Un import ne s'annule pas. On retrouve les fiches créées grâce à leur date de création, mais il faut ensuite les corriger ou les supprimer.
- Méfiez-vous des dates. Dans un CSV, 01-03-2026 peut être lu comme le 1er mars ou le 3 janvier. Utilisez de vraies cellules date dans Excel, ou le format 2026-03-01.
- Découpez les gros fichiers. Au-delà d'une certaine taille, l'import peut s'arrêter sur un délai dépassé.
Faites les premiers essais sur une base de test, pas sur celle où vous allez facturer. Odoo recommande aussi de garder l'ancien système en parallèle quelque temps, au cas où.
6. Les soldes d'ouverture, sans compter deux fois les créances
C'est l'erreur classique. Votre balance indique 12 000 € de créances clients, et ces 12 000 €, ce sont justement vos factures ouvertes. Si vous importez la balance et les factures ouvertes telles quelles, Odoo affiche 24 000 €.
La méthode décrite par Odoo passe par des comptes d'attente :
- dans la balance d'ouverture, remplacez le compte clients et le compte fournisseurs par deux comptes d'attente ;
- importez chaque facture ou note de crédit ouverte avec une seule ligne, pour le montant restant dû, sur le compte d'attente ;
- vérifiez que les factures ouvertes moins les notes de crédit égalent le solde clients de la balance, idem côté fournisseurs, et que la valeur du stock égale le compte de stock ;
- une fois tout comptabilisé, les comptes d'attente doivent être à zéro.
Une ligne par facture plutôt que le détail : la TVA de ces factures a déjà été déclarée dans l'ancien système, inutile de la faire passer une seconde fois. Côté banque, le solde de départ du premier relevé doit correspondre au solde réel à la date de bascule.
7. Le plan comptable : renommer plutôt que supprimer
La localisation belge installe un plan comptable basé sur le PCMN, avec les taxes et la déclaration TVA. Vérifiez qu'elle est bien active dans les réglages de la comptabilité avant la première écriture : une fois une écriture comptabilisée, on ne peut plus changer de localisation.
Votre comptable a peut-être ses propres comptes. S'ils ont un équivalent dans Odoo, modifiez le code ou le libellé du compte existant. Ne supprimez pas les comptes standard et ne changez pas leur type : certains sont utilisés par défaut sur les articles, les contacts et dans les réglages, et la facturation peut cesser de fonctionner. Les comptes sans équivalent, on les crée ou on les importe.
Avant le jour J
- Date de bascule fixée avec le comptable.
- Localisation belge vérifiée, avant la première écriture.
- Contacts dédoublonnés, numéros d'entreprise et de TVA remplis.
- Catégories et articles importés, TVA contrôlée.
- Factures ouvertes, balance et stock rapprochés, comptes d'attente à zéro.
- Quelques vraies factures émises sur la base de test, Peppol compris.
Si vous voulez un deuxième regard sur vos fichiers avant l'import, c'est typiquement le genre de travail qu'on fait en pack d'heures : info@z80.be ou +32 494 111 041.